1. Beschreibung

Im Bereich "Assistenz Geschäftsführung" bist du unterstützender Teil der Geschäftsführung und hältst ihr in vielen Angelegenheiten denn Rücken frei. Du bereitest Unterlagen vor, organisierst und koordinierst wichtige Termine oder planst Aufgaben im Voraus, um diese der Geschäftsführung entscheidungsreif vorzulegen.

Außerdem entwickelst du proaktiv relevante Prozesse, Systeme und Abläufe im Bereich der Führung, des Controllings und des Managements. Du sorgst für einen reibungsfreien Informationsfluss aller relevanten Informationen und Metriken zwischen den Abteilungen sowie der Geschäftsführung. Und du bist flexibel genug, um Angelegenheiten auf Zuruf umzusetzen.

2. Deine Ziele

Als Assistenz der Geschäftsführung ist es dein wichtigstes Ziel, eine reibungsfreie Kommunikation zwischen der Führungsebene und den operativen Teams aufrechtzuerhalten. Außerdem bemühst du dich darum, der Geschäftsführung substanzielle Zeiträume freizuhalten, damit diese Führungsaufgaben wahrnehmen können.

Als eines der Kernziele entwickelst du Prozesse und Dokumentationen rund um Management, Führung und Organisation. Du dokumentierst wichtige Systeme und Abläufe und entwickelst relevante Vorlagen, Muster sowie Dokumente. Außerdem optimierst du die Rhythmen interner Meetings, Berichten, Reporten und Terminen für die Führungsebene.

Du nimmst deine Aufgaben so wahr...

✓ dass alle in deinem Bereich anfallenden Aufgaben sachlich richtig, zügig, termingerecht, kompetent und wirtschaftlich erledigt werden;

✓ dass der Geschäftsführer bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben qualifiziert unterstützt und wirksam entlastet wird;

✓ dass die Entscheidungen des Geschäftsführers ohne Verzug und in kompetenter Form an betroffene Stellen geleitet werden;

✓ dass der Informationsfluss zwischen der Geschäftsführung und den anderen Stellen im Unternehmen reibungslos funktioniert;

✓ dass der Geschäftsführer jederzeit einen ausreichenden Überblick über die Entwicklung der einzelnen Unternehmensbereiche hat;

✓ dass Projekte, die einer zentralen Koordinierung bedürfen und/oder bei der Geschäftsführung liegen, kompetent geleitet werden können;

✓ dass Termine des Geschäftsführers sauber vorbereitet und entsprechende Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden;

✓ dass Entscheidungen des Geschäftsführers durch kompetente Beratung, Informationsbeschaffung etc. auf eine sichere Grundlage gestellt und bereichsübergreifend koordiniert werden;

✓ dass dem Unternehmen Erkenntnisse aus den Bereichen Organisation, Menschenführung und Betriebswirtschaft zugänglich gemacht werden;

✓ dass die Corporate Identity des Unternehmens durch Pflege der Kontakte zwischen Geschäftsführung und anderen Bereichen gefestigt wird;

✓ dass alle Prozesse, Systeme, Abläufe, Dokumentationen und Workflows im Bereich Management jederzeit gelebt und optimiert werden.

3. Deine Aufgaben

Deine Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung sind vielfältig und müssen sich nicht nur auf deine Position beziehen. Vielmehr sind die Aufgaben im Kontext deiner Position sowie der Geschäftsführung zu verstehen, für deren Aufgaben du mit verantwortlich bist:

✓ Du strukturierst Vertragsangelegenheiten aus dem Aufgabenbereich der Geschäftsführung vor und machst diese entscheidungsreif;

✓ Du entwirfst Pressemeldungen in Absprache und Koordination mit dem Bereich PR/Kommunikation und bereitest Themen vor;

✓ Entscheidungshilfe bei außergewöhnlichen Reklamationen, Emailtickets, Kundenanfragen oder Investment- und Kooperationsangeboten;

✓ Entwicklung neuer Richtlinien, Vorlagen, Organisationsanweisungen oder Checklisten bis zur Unterschriftsreife für die Geschäftsführung;

✓ Entwicklunng von Stellenbeschreibungsentwürfen sowie Änderungen der Stellenbeschreibungen in Absprache mit dem Personalbereich;

✓ Umsetzung der Korrespondenz des Geschäftsführers, wie z.B. Diktate, Briefwechsel, Transkriptionen, Übersetzungen, Emailverkehr etc.;

✓ Übersichten und Aufstellungen von Betriebskennziffern, die für die Arbeit des Geschäftsführers erforderlich sind (KPI-Dashboards etc.);

✓ Organisation, Terminierung & Koordination interner Sitzungen, Meetings, Besprechungen und Verhandlungen sowie ggf. Teilnahme;

✓ Konzeption von Vorträgen, Präsentationen, Briefen und Unterlagen für den Geschäftsführer sowie ggf. selbstständige Präsentation;

✓ Revisionsaufgaben im Auftrag des Geschäftsführers für z.B. Angebote, Dokumente, Prozesse, Vorlagen, Richtlinien, Checklisten etc.;

✓ Unterstützung des Geschäftsführers in operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben sowie Entwicklung der Unterlagen;

✓ Nachkalkulationen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Vorlage der Auswertungen beim Geschäftsführer;

✓ Entwicklung entscheidungsreifer Vorschläge zu Grundsatzfragen im Unternehmen sowie Vorlage bei der Geschäftsführung;

✓ Pflege und Aktualisierung des Firmen-Organigramms und der internen Prozesslandkarte sowie Koordination zu besetzender Stellen;

✓ Verfolgung von Terminen, die der Geschäftsführer anderen internen Stellen im Unternehmen gesetzt hat sowie Kontrolle der Fristen;

✓ Vertretung des Unternehmens auf Weisung des Geschäftsführers auf Tagungen, Messen, Kongressen und anderen Veranstaltungen;

✓ Protokolle über Besprechungen, an denen der Geschäftsführer teilnimmt, oder die von besonderer Bedeutung für die Geschäftsführung sind.

4. Dein Profil

Du hast bereits Erfahrung im Bereich Assistenz der Geschäftsführung. Außerdem solltest du mit Projekt-Management vertraut sein und dich mit Zeitmanagement, Terminplanung sowie Organisation auskennen. Du bist Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Management bzw. den operativen Scrum-Teams und kommunikativ.

Du bist eine zuverlässige Person, die Spaß an der Arbeit und an Teamwork hat und dabei dennoch selbstständig und unabhängig arbeiten kann. Die obere Liste deiner potentiellen Aufgaben überfordert dich nicht, sondern du betrachtest sie als Leitfaden für die nächsten Jahre und bist langfristig dabei. Außerdem kannst du dich mit diesen Wesenszügen identifizieren:

✓ jederzeit umgänglich, freundlich und kommunikativ in Gesprächen

✓ emotional kontrolliert, wenn es hektisch und/oder stressig wird

✓ offen & locker, ohne jedoch die Ernsthaftigkeit der Arbeit zu verlieren

✓ ausbalanciert, hilfsbereit und mit sozialer & emotionaler Kompetenz

✓ jederzeit lernfähig, lernbereit und wissbegierig bei neuen Themen

✓ strategisch, planerisch, methodisch, klar und langfristig denkend

✓ inneren positiven Dialog, dankbar dem Leben gegenüber, hilfsbereit

✓ motiviert, vorbildlich und fleißig an neue Aufgaben herangehend

✓ strukturiert, zuverlässig, sauber und qualitativ in der Arbeitsweise

Um die Aufgaben optimal lösen zu können, solltest du dich auskennen mit Assistenzaufgaben, Sekretariat, Kommunikation, Koordination, Planung, Terminierungen, KPI/Excel-Dashboards sowie Reporting.

Du bist vertraut mit Microsoft Office, Gdrive und kannst dich schnell in neue Cloud-Apps wie Freshteam, Invoiz, Klipfolio oder andere Tools einarbeiten. Das Leben macht dir Spaß und du willst einer Vision folgen!

5. Unsere Leistungen

Zuerst bieten wir dir das Ende des Hamsterrads wie in herkömmlichen Bürojobs an! Als reines Internet-Business ermöglichen wir dir zu 100% Remote von den verschiedensten Orten der Erde aus zu arbeiten. Oder auch traditionell vom Home-Office oder Coworking-Space.

Doch wir bieten dir noch etwas anderes, dass mehr Wert ist als geografische oder bürokratische Freiheit: die Teilnahme an und den Aufbau einer Vision die größer ist als wir alle zusammen: Wir sind dabei, einen Unternehmens-Prototypen in der Cloud aufzubauen und damit etwas so komplexes wie Unternehmensaufbau so easy wie Blogging zu machen.

Dabei legen wir bei unseren Scrum-basierten Remote-Teams hohen Wert auf Kommunikation, Engagement und Effizienz. Alle unsere Prozesse sind präzise dokumentiert. Du sorgst dafür, dass diese weiter optimiert werden und (neuen) Mitarbeitern, Partnern und Kunden im C.O.R.E. Framework sowie TrafficPrisma-Account zur Verfügung stehen.

Dafür bieten wir dir folgendes an:

✓ Du erlebst ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit vielen tollen Kollegen.

✓ Du tauchst in eine kreative, lernbereite sowie offene Atmosphäre ein.

✓ Du erhältst viel Raum für eigene Gestaltungen, Verbesserungen & Ideen.

✓ Du wirst jederzeit Unterstützung erfahren, um dich weiterzuentwickeln.

✓ Du hast freie Zeiteinteilung & kannst nach deinem Biorythmus arbeiten.

✓ Du kannst weltweit Kollegen besuchen & temporär im Ausland arbeiten.

✓ Du bekommst Zugriff auf enormes Knowhow & exklusive Masterminds.

✓ Du erhältst aufgrund unseres Produktes tiefe Einblicke in Unternehmen.

✓ Du bekommst eine FitnessGym-Card für deine Stadt & Ernährungsplan.

✓ Du kannst Gratis alle Amazon-Kindle Ebooks & Udemy-Kurse beziehen.

✓ Du nimmst teil an 2 "Come Together" Retreats/Jahr mit unserem Team.

✓ Du wirst geführt von erfahrenen Leadern & einem starken Management.

✓ Du bekommst eine intensive Ausbildung sowie permanentes Training.

Genieße Freiräume bei der Gestaltung von Aufgaben. Treffe Entscheidungen gemeinsam im Team und arbeite täglich in einer Unternehmenskultur, in der es Spaß macht (und belohnt wird), Initiative zu ergreifen!

Und so bewirbst du dich

Wir haben ein nicht standardisiertes Bewerbungsverfahren. Um den Prozess zu beschleunigen, stellen wir im Bewerbungsformular einige persönliche Fragen, die wir sonst in Interviews stellen. Somit können wir uns von Beginn an auf deine Stärken konzentrieren.

Wenn die Position zu dir passt und Remote-Arbeit, TrafficPrisma sowie unsere Philosophie dein Ding ist, dann bewirb dich jetzt und sende uns deine Bewerbung zu. Nachdem du dich beworben hast, wirst du von uns so schnell wie möglich hören und eine Rückmeldung erhalten.

Also, los gehts und viel Erfolg!
Dein TrafficPrisma-Team

* Mit dem Absenden deiner Bewerbung erklärst du dich einverstanden, dass TrafficPrisma deine personenbezogenen Daten für Personalzwecke, interne Organisationsplanung sowie verwandte Zwecke verarbeiten darf.